Client Onboarding Portal
Un portal interno para ordenar el ingreso de clientes corporativos en un estudio de arquitectura con obras simultáneas en Buenos Aires y Rosario.
Qué había que resolver
El estudio recibía cada nuevo encargo corporativo por canales distintos: un correo con el plano preliminar, una carpeta compartida con el relevamiento, un mensaje con los datos del responsable de mantenimiento del edificio. Cuando arrancaba la obra, esa información estaba dispersa entre tres o cuatro personas y nadie tenía una versión única del brief. En proyectos de interiorismo B2B con plazos ajustados, esa dispersión se traducía en decisiones repetidas y en mediciones rehechas.
La tarea fue armar un portal de incorporación de clientes que concentrara el punto de partida de cada proyecto: datos de contacto del comitente, superficie y uso previsto, restricciones del edificio, criterios de materiales y nivel de domótica esperado. No se trataba de un CRM ni de una herramienta de gestión de obra, sino de una instancia previa, donde el estudio y el cliente acuerdan el marco antes de mover un solo tabique.
Cómo quedó y qué cambió
El portal se organizó en cinco bloques secuenciales: identificación del cliente, descripción del espacio, condicionantes técnicos, preferencias de materiales y confirmación de responsables. Cada bloque guarda un estado y permite adjuntar documentación. El equipo de proyecto dejó de pedir por separado lo que ya estaba cargado, y el cliente ve en qué punto está su expediente sin llamar por teléfono.
Durante la implementación aparecieron dos límites claros. Primero, no todo cliente corporativo quiere completar un formulario extenso: se resolvió con campos obligatorios mínimos y el resto opcional. Segundo, la integración con el sistema de facturación quedó fuera del alcance por decisión del estudio, que prefirió no mezclar el onboarding técnico con la administración comercial. El resultado es una herramienta acotada, con un propósito concreto y sin funciones que nadie pidió.
Para ver cómo se aplica este criterio en otros encargos, conviene revisar los proyectos del estudio o escribir directamente desde la página de contacto.