Seasonal Booking Workflow
Un proyecto acotado, armado alrededor de decisiones concretas y restricciones reales de operación.
El problema de fondo
El encargo llegó desde una firma de servicios profesionales que ocupaba tres plantas en un edificio de oficinas sobre Avenida del Libertador. La operación tenía un patrón claro: entre marzo y julio la ocupación de salas de reuniones y puestos flexibles subía casi al doble, y entre noviembre y febrero caía a menos de la mitad. El sistema de reservas anterior trataba todos los meses igual, así que en temporada alta las salas se superponían y en temporada baja quedaban metros cuadrados sin uso pagados al mismo precio.
Antes de tocar cualquier interfaz revisamos dos años de registros de reservas, los planos de instalación originales y el pliego de domótica comercial que ya estaba instalado. La restricción principal no era tecnológica: el edificio tenía control de acceso y clima por zonas, pero nadie había conectado esa información con la agenda de espacios. La segunda restricción era humana. La persona que administraba las reservas llevaba ocho años haciéndolo a mano y no iba a adoptar un sistema que le agregara pasos.
Cómo se resolvió y qué quedó
Dividimos el año en tres franjas operativas en lugar de doce meses sueltos, y cada franja tiene reglas propias de liberación de espacios, anticipación mínima y prioridad entre equipos internos y visitas. La domótica existente se usó como fuente de datos: cuando una zona queda sin movimiento durante veinte minutos, la sala se libera sola y vuelve al pool. Eso solo ya redujo las reservas fantasma, que era el problema más repetido en los reclamos internos.
En paralelo ajustamos la recepción de la planta baja para que funcione como punto de control de accesos en temporada alta, con un mostrador más bajo y una espera corta separada del flujo de circulación. No fue un rediseño integral: fue intervenir lo mínimo para que el sistema de reservas tuviera dónde apoyarse. El mobiliario ajustable de las salas se mantuvo, y los materiales elegidos para la recepción fueron piedra natural y microcemento, coherentes con el resto del edificio y con bajo mantenimiento.
El resultado se mide en dos cosas simples: menos superposiciones en los meses cargados y menos metros pagados sin uso en los meses flojos. La administradora sigue trabajando con la misma planilla que conocía, solo que ahora se actualiza sola. Si querés ver cómo encaramos proyectos similares en otras plantas, podés revisar los proyectos del estudio o escribirnos por contacto para coordinar una visita al edificio.